Como propietarios de un negocio, en este caso de una academia, tenemos que tener claro que si queremos ganar más dinero tendremos que tener más clientes. No obstante, también tendremos que tener en cuenta que tan importante es aumentar la facturación como controlar los costes fijos y variables que tenemos. Desde Buscatusclases, te vamos a dar algunos consejos para conseguir que tu academia sea rentable, consiguiendo más alumnos para tu centro, aumentando tus ingresos, así como controlando tus gastos.

1. Consigue alumnos nuevos y mantén los que tienes

Tan importante es captar nuevos alumnos, como que éstos sigan durante más tiempo realizando clases en nuestra academia. Como en cualquier negocio, fidelizar a nuestros clientes es imprescindible para tener éxito.

Haz un seguimiento a los alumnos

Es muy importante hacer siempre un seguimiento de los alumnos que tenemos. Una recomendación es que aproximadamente cada tres meses nuestros profesores nos hagan una lista de los alumnos que tienen y nos expliquen brevemente cómo va cada alumno individualmente. En el caso que tengamos algún alumno que no progrese adecuadamente avisar a los padres o a la persona responsable.

A veces, nos encontraremos que es difícil conseguir resultados en poco tiempo y las familias nos preguntarán por qué sus hijos no mejoran. En estos casos tenemos que ser sinceros, puede ser que el alumno se apunte a finales de curso y tenga un nivel muy bajo de una o varias asignaturas y sea imposible que el alumno mejore en uno o dos meses. 

En estos casos, les tendremos que decir a las familias que disponemos de poco tiempo pero que puede aumentar las horas semanales o  seguir realizando clases durante el verano para coger el nivel del curso. Lo importante es que estén contentos con nosotros y tanto ellos como sus familias vean una progresión en sus estudios, así estarán más tiempo con nosotros y también nos recomendarán a otras personas y conseguiremos más alumnos. 

Fideliza

Es importante que los alumnos y sus familias estén contentos con nosotros, ya que en muchos casos los alumnos tienden a estar unos años apuntados en nuestro centro.

Si tenemos una academia de refuerzo escolar y se apuntan en primaria o primeros cursos de la ESO, es probable que sigan con nosotros durante toda la ESO y/o bachillerato. 

Si somos propietarios de una academia de idiomas, es bastante usual que un alumno quiera ir progresando su nivel de aprendizaje hasta perfeccionarlo. Un alumno que se apunte por ejemplo, en un nivel de inglés A2 seguramente quiera llegar a un nivel más alto y seguir unos años con nosotros. Por eso, es muy importante que el alumno esté contento para que esté apuntado durante más tiempo.

Si tenemos otro tipo de academia, de oposiciones, de música, de informática … El proceso es exactamente el mismo. Tenemos que conseguir que nuestros alumnos aprendan, siendo sinceros y claros desde el principio, también tendremos que conseguir que los alumnos tengan constancia y disciplina, tanto en clase como en sus casas.

Publicita tu centro

Otra opción para conseguir alumnos nuevos, es el “boca a boca”. En proceso lento pero que a la larga nos va a funcionar muy bien. Para conseguir resultados más rápidos, podemos poner anuncios en internet o periódicos locales. No obstante, hoy en día la mayoría de personas buscan academias cercanas a sus domicilios a través de buscadores específicos para academias, donde pueden ver recomendaciones de otros alumnos, así como los horarios que tienen y las materias que ofrecen.

Te recomendamos que para conseguir más alumnos para tu academia, registres tu centro de formación en nuestra plataforma de búsqueda y contacto Buscatusclases, donde podrás anunciar tu academia gratuitamente.

2. Ofrece descuentos si nos traen más alumnos

Una buena manera de captar nuevos alumnos es aprovechar la publicidad que nos pueden hacer los alumnos que ya tengamos. Al principio, seguramente haremos más clases individuales que en grupo. Si por ejemplo cobramos 15 euros por cada clase, les podemos decir a los alumnos que les cobraremos 12 euros por hora si nos traen un alumno, y 10 euros si nos traen dos alumnos, y así sucesivamente. Al final, nosotros ganaremos más por hora y los alumnos pagarán un importe menor. Además, si van a la misma clase, nos costará prácticamente el mismo esfuerzo hacer la clase, ya que les explicaremos lo mismo, y ellos también estarán más motivados, ya que vendrán con sus compañeros.

Es importante priorizar las horas de grupo en los horarios de más afluencia, por ejemplo de 16h a 19h de la tarde (o según las horas que veamos que pueden haber más alumnos). Las clases individuales las podemos hacer o bien por la mañana o bien a primera hora de la tarde o a última hora.

Si quieres conocer diferentes ideas para conseguir alumnos para tu academia, te aconsejamos leer este artículo: 12 ideas de éxito para captar alumnos para tu academia

 3. Pregunta a tus alumnos, investiga la competencia

Puedes preguntar a tus alumnos directamente que tipo de clases necesitan. No es lo mismo un alumno que quiera aprender inglés para aprobar el colegio, que para prepararse para una entrevista o un examen oficial. Saber lo que necesitan hará que estén más contentos y nos recomienden más.

También podemos investigar la competencia, podemos ir en persona para informarnos sobre el precio de las clases, horarios, metodología,… o bien podemos llamar por teléfono o enviar a algún conocido a que pregunte por nosotros. Saber lo que hace la competencia nos dará información valiosa que podemos aprovechar para organizar mejor nuestra academia.

4. ¡Controla los gastos!

Tan importante es facturar como controlar los gastos fijos y variables que tengamos. Hemos de intentar en la medida de lo posible reducir al máximo los gastos, ya que algunos de estos pueden suponer un ahorro importante. Vamos a ver algunas recomendaciones para reducir estos costes.

Alquiler

Si tenemos una academia a pie de calle pagaremos más alquiler y tendremos que tener a una persona para que atienda al público en un horario determinado. Si tenemos una academia en un primer piso, pagaremos menos alquiler y podremos poner un horario de atención al cliente, o incluso, si estamos realizando clases en el horario que viene alguien, podemos cogerle los datos y llamar cuando terminemos las clases (o quedar con ellos en otro horario).

Ubicación

La ubicación de la academia también es importante, no obstante quizás nos conviene pagar un poco más de alquiler si estamos en el centro de nuestro pueblo o ciudad, o cerca de colegios, institutos o universidades, ya que nos conocerán más y compensaremos el precio del alquiler con un mayor número de alumnos.

Gastos variables: luz, internet, mantenimiento…

Es recomendable ahorrar en luz, mobiliario, internet, mantenimiento etc. Podemos instalar luces led, que aunque son más caras al principio, a la larga pagaremos menos luz y nos compensará la inversión que hayamos realizado. Si estamos en un piso antiguo o con paredes en mal estado, podemos pintar todo de blanco y decorar la academia con muebles baratos. A la larga, si la academia nos va bien, podremos invertir más en decorarla con muebles más caros. También podemos investigar sobre ofertas de compañías telefónicas, a veces hacen promociones del 50% el primer año o regalan un móvil, etc.

Informate de ayudas o subvenciones

Por último, y no menos importante, investiga sobre subvenciones del estado, ya que muchas veces las desconocemos. Si tenemos un gestor, le podemos preguntar sobre estas ayudas. A veces, hay ayudas relacionadas con el alquiler, contratación de personal, reducción de las cuotas de autónomo…

5. Pon objetivos y sé constante

Si vamos a montar una academia, lo más importante al principio es realizar un plan de empresa antes de abrir la academia, investigar la competencia, hacer una previsión de ingresos y gastos y prever cómo serán los primeros años.

Si ya tenemos una academia, también se han de fijar objetivos, ya sean mensuales o anuales.

Al principio seguramente tendremos pocos alumnos, pero es importante que éstos ya puedan pagar algunos gastos que tengamos. Podemos fijarnos como objetivo tener 20-40 alumnos el primer año, por ejemplo 10 en clases individuales y otros 20-30 en clases de grupo. En el segundo año tener 40-60 alumnos, y así sucesivamente. Para que esto sea posible, tendremos que hacer algunas acciones, como hacer publicidad, descuentos u ofertas puntuales, matrícula gratuita, etc. 

Si vemos que algunas de estas acciones nos suponen más rendimiento que otras haremos más estas. Por ejemplo, quizás ponemos un anuncio en el periódico local y vemos que no hay un aumento del número de alumnos, pero vemos que si ponemos un anuncio en internet si hay un aumento. Por ello, es imprescindible preguntar a los alumnos: “¿Cómo nos has conocido?”. De esta forma, sabremos si vienen recomendados por otros alumnos o por acciones que hayamos hecho.

En definitiva, tenemos que ser constantes, si hacemos bien nuestro trabajo, es cuestión de tiempo que tengamos más alumnos y que nuestra academia sea rentable.

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Si eres propietario/a de una academia o centro de formación desde hace poco o tienes intención de montar una academia en el futuro, desde Buscatusclases te vamos a recomendar algunos consejos para gestionar con éxito tu academia. Así como algunas reflexiones y recomendaciones sobre experiencias de propietarios de academias. Estos consejos te serán útiles tanto si tienes una academia de inglés, francés, alemán, idiomas o refuerzo escolar.

1. ¿QUÉ CLASES OFREZCO?

Antes que nada, hemos de pensar en qué clases vamos a ofrecer en nuestra academia, las materias que vamos a impartir, niveles, cursos, clases en grupo, clases individuales…

Para impartir las clases tendremos que decidir si nosotros mismos también seremos profesores, o si bien, solo nos dedicaremos a la gestión de la academia. Lo más recomendable, sobre todo al principio, es que nosotros mismos realizáramos las clases. De esta manera, nos podemos ahorrar un sueldo y los impuestos que tendríamos que pagar por un trabajador. Este es un consejo que nos dan desde la academia de refuerzo escolar e idiomas Academia A+ de Tarragona, con más de 10 años de experiencia dando clases.

Si no es el caso, lo que haremos es contratar un profesor según la demanda de clases. Por ejemplo, podemos empezar contratando a un profesor 2 o 3 horas al día e ir aumentando las horas según vayan creciendo el número de alumnos.

Si decidimos dar nosotros clases, podemos empezar con niveles inferiores e ir subiendo la dificultad según ganemos experiencia. También podemos empezar con grupos de 2 a 3 alumnos e ir aumentando los grupos hasta 4 o 5 alumnos por clase. No recomendamos más de 6 alumnos por aula, de todas formas si hacemos clases magistrales si nos podemos plantear tener grupos más grandes.

2. ¿QUÉ INVERSIÓN INICIAL NECESITO?

Si vas a montar una academia, es recomendable no invertir demasiado dinero en la reforma de la academia. Podemos pintar todo el local de blanco y comprar muebles baratos en alguna tienda tipo IKEA o por internet. A la larga, si la academia nos va bien podremos invertir más en decorarla.

No debemos olvidar una buena iluminación (fluorescentes led). Otro gasto que deberemos hacer y que consideramos imprescindible, es disponer de calefacción en invierno y aire acondicionado en verano, sobre todo en aquellas zonas con climas más extremos. Aún así, si no nos podemos permitir instalar aire acondicionado, una opción más económica sería comprar ventiladores. 

En cuanto a la limpieza y la atención al cliente de la academia, recomendamos que de inicio lo hagamos nosotros mismos. Por ejemplo, si nos viene un cliente mientras estamos haciendo clases, le podemos dar la hoja de información y pedirle su número de teléfono para llamarle cuando hayamos terminado las clases.

Con estos pequeños consejos podemos ahorrarnos mucho dinero al principio.

 3. ¿CÓMO PUBLICITO MI ACADEMIA?

Una vez sepamos las clases que podemos ofrecer, recomendamos crearnos una página web con algún editor gratuito o de pago, hoy en día podemos encontrar muchas opciones por internet.

También recomendamos abrir un perfil en redes sociales como Facebook e Instagram para ir publicando las clases que ofrecemos o bien curiosidades que puedan interesar a nuestros alumnos. Si hacemos publicaciones interesantes, será una manera de hacer publicidad gratuita, todo y que también podemos pagar a Facebook o Instagram, incluso a Google para que nos posicione al principio de su buscador.

Una vez que empecemos a dar clases, podemos conseguir más alumnos a través de nuestros alumnos. Por ejemplo, si cobramos 12 euros por hora a un alumno le podemos decir que si trae un compañero de su clase u otra persona que conozca, en vez de 12 euros le cobraremos 10 euros, y si nos trae a dos personas 8 euros. En todo caso, nosotros ganaremos más dinero por hora y el alumno pagará menos.

Otra opción muy recomendable, es publicitarnos a través de internet, mediante buscadores de academias, como nuestro portal educativo de clases particulares Buscatusclases.

Si quieres conocer diferentes ideas para conseguir alumnos para tu academia o centro, te aconsejamos leer este artículo: 12 ideas de éxito para captar alumnos para tu academia

4. ¿CÓMO LLEVO EL TEMA LEGAL?

Desde Buscatusclases, recomendamos disponer de un gestor de confianza desde un principio. Hay varios modelos que tenemos que presentar y diferentes opciones para facturar. Es verdad que supone un coste mensual, pero nos quedaremos más tranquilos, y si algún día tenemos un problema, podemos consultarlo rápidamente con nuestro gestor. 

Una recomendación, que os puede servir para tener menos gastos, es que depende de lo que facturemos nos interesará facturar las clases por el sistema de módulos, ya que pagarás menos impuestos trimestralmente. Hay algunas academias que facturan las clases por estimación directa y pagan más impuestos. 

Es cierto que podemos llevar nosotros mismos el tema legal, pero tendremos que estar pendientes de todas las leyes que van saliendo y si tenemos alguna duda no sabremos a quién llamar. 

5. ¿CÓMO ORGANIZO LAS CLASES?

Para organizar las clases de nuestra academia tenemos dos opciones:

      – Dar libertad a nuestros profesores para gestionar las horas con sus alumnos. Imaginemos que un alumno quiere hacer horas extra una semana porque tiene exámenes, le podemos decir que lo hable directamente con su profesor y coordinen ellos mismos las horas, el profesor apuntará en su horario ese alumno como hora extra y nosotros veremos en el horario del profesor que ese alumno ha hecho horas extra y le cobraremos según las horas que haga.

      – Centralizar todo nosotros. Nosotros mismos decidimos todo el horario del profesor y somos inflexibles.

Creemos que la mejor opción es dejar cierta libertad a nuestros profesores, pero siempre controlando todas las clases que se hacen. Podemos tener los horarios de todos los profesores en un Excel. Una opción que hacen muchas academias es utilizar las hojas de Excel en Google Drive, ya que de esta manera, podemos consultar y editar los horarios desde el móvil o desde cualquier dispositivo y siempre se actualizan automáticamente. 

También se puede hacer uso de mensajería instantánea como Whatsapp para hablar con los alumnos y padres de alumnos. Es una opción mucho más rápida y cómoda para avisar a los padres sobre tarifas, horarios y comentarios sobre sus hijos. Con la ventaja que queda todo por escrito, lo que da lugar a menos malentendidos.

De todas formas, cada academia funciona de una manera distinta. Puedes optar por no usar Whatsapp y gestionarlo todo por llamadas o email. 

Por último, aunque pueda parecer obvio, recomendamos usar un móvil para la academia y otro móvil como número personal. El de la academia lo podemos cerrar los fines de semana y las noches, y así no mezclaremos nuestra vida privada con la laboral, así nos resultará más fácil descontar del trabajo.

6. ¿CUÁNTO PAGO A LOS PROFESORES?

Podemos decidir pagar un sueldo fijo cada mes, o bien una parte fija más una parte variable. Si decidimos hacer la segunda opción, podríamos pagar más por hora a nuestros profesores si tienen más alumnos por clase.

Por ejemplo, les podemos pagar entre dos y tres euros más por hora por cada alumno extra que tengan. 

También, podríamos pagarle un precio por las clases individuales, y otro por las clases en grupo. Con ésta opción el profesor tendrá un aliciente en sus clases y se beneficiará si la academia va bien, ya que ganará más dinero. 

Es cierto, que no es lo mismo realizar una clase individual que una de grupo, ya que las clases de grupo exigen un trabajo extra y es importante recompensar al profesor por ello.

7. ¿CÓMO COBRO LAS CLASES?

Como academia nos vamos a encontrar con situaciones de este tipo: «¿El otro día no vine a clase, tengo que pagar por esa hora?» o «¿La semana que viene tengo vacaciones y no vendré, me descontaréis esas horas del recibo?»

Es muy importante ser claros desde el principio, así nos evitaremos problemas en un futuro. Como propietario de academia, podemos barajar varias opciones:

      – Cobrar solo las horas que realizan nuestros alumnos y cobrar a final de mes. Si cobramos a finales de mes y por horas, perderemos el dinero de las clases que no hayan hecho nuestros alumnos.

      – Cobrar por cuotas mensuales. Si cobramos a principios de mes nos abonarán la cuota íntegra, tanto si vienen como si no vienen.

Si decidimos hacer la segunda opción, cobramos a principios de mes según la cuota mensual que haya decidido el alumno, pero recuperamos las horas si nos avisan con antelación o es causa mayor o son vacaciones. Podemos guardar esas horas para cuando tienen exámenes o cuando el alumno las necesite. No obstante, si el alumno no nos avisa o no es causa mayor, esa hora se cobra y no se recupera. 

Aún así hay que tener cierto tacto, si un alumno nunca nos falla y un día no viene y se disculpa y quiere recuperar la clase, le podemos recordar que nuestra política es la de no recuperar esa hora, pero que al ser la primera vez, se la recuperamos,  aunque si vuelve a faltar sin avisar si le cobraremos esa hora y no la podrá recuperar. En todo caso, tenemos que intentar que nuestros alumnos estén contentos y nos recomienden, evitando eso sí, que nos cambien horas constantemente.

También podemos ser inflexibles y cobrar siempre cada mes y no recuperar ninguna hora. Aún así, no recomendamos esta opción, ya que seguramente tendremos alumnos descontentos y no nos recomendarán tanto. Como decíamos antes, creemos que lo más recomendable es encontrar cierto equilibrio en ese sentido.

8. ¿CÓMO CREO UN BUEN ENTORNO LABORAL?

Este punto os puede servir tanto si tienes una academia como otro tipo de negocio. Es muy importante que tus profesores estén contentos, para ello, les tendremos que pagar bien y permitirles cierta flexibilidad. 

Por ejemplo, si un profesor tiene un compromiso un día y nos pide faltar ese día, siempre y cuando nos avise con suficiente antelación, le podemos decir que hable con sus alumnos y gestione sus clases de ese día para otro día. 

Si por lo contrario, somos inflexibles y no permitimos ningún cambio, el profesor probablemente trabajará más a disgusto y eso podrá repercutir en su manera de hacer las clases. 

Como decíamos en el punto anterior, tenemos que encontrar un equilibrio, si el profesor nos dice de hacer un cambio y no nos va bien se lo podremos decir, o buscar otras opciones.

Es importante hacer comidas o cenas periódicamente, ya que de esta manera podremos conocer mejor a nuestro equipo y crear un mejor entorno laboral. 

Todo ello va a contribuir a mejorar el funcionamiento de la academia, ya que si nuestros profesores están contentos, probablemente nuestros alumnos también lo estarán.

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