¿Cómo gestionar una academia? 8 consejos clave

Si eres propietario/a de una academia o centro de formación desde hace poco o tienes intención de montar una academia en el futuro, desde Buscatusclases te vamos a recomendar algunos consejos para gestionar con éxito tu academia. Así como algunas reflexiones y recomendaciones sobre experiencias de propietarios de academias. Estos consejos te serán útiles tanto si tienes una academia de inglés, francés, alemán, idiomas o refuerzo escolar.

1. ¿QUÉ CLASES OFREZCO?

Antes que nada, hemos de pensar en qué clases vamos a ofrecer en nuestra academia, las materias que vamos a impartir, niveles, cursos, clases en grupo, clases individuales…

Para impartir las clases tendremos que decidir si nosotros mismos también seremos profesores, o si bien, solo nos dedicaremos a la gestión de la academia. Lo más recomendable, sobre todo al principio, es que nosotros mismos realizáramos las clases. De esta manera, nos podemos ahorrar un sueldo y los impuestos que tendríamos que pagar por un trabajador. Este es un consejo que nos dan desde la academia de refuerzo escolar e idiomas Academia A+ de Tarragona, con más de 10 años de experiencia dando clases.

Si no es el caso, lo que haremos es contratar un profesor según la demanda de clases. Por ejemplo, podemos empezar contratando a un profesor 2 o 3 horas al día e ir aumentando las horas según vayan creciendo el número de alumnos.

Si decidimos dar nosotros clases, podemos empezar con niveles inferiores e ir subiendo la dificultad según ganemos experiencia. También podemos empezar con grupos de 2 a 3 alumnos e ir aumentando los grupos hasta 4 o 5 alumnos por clase. No recomendamos más de 6 alumnos por aula, de todas formas si hacemos clases magistrales si nos podemos plantear tener grupos más grandes.

2. ¿QUÉ INVERSIÓN INICIAL NECESITO?

Si vas a montar una academia, es recomendable no invertir demasiado dinero en la reforma de la academia. Podemos pintar todo el local de blanco y comprar muebles baratos en alguna tienda tipo IKEA o por internet. A la larga, si la academia nos va bien podremos invertir más en decorarla.

No debemos olvidar una buena iluminación (fluorescentes led). Otro gasto que deberemos hacer y que consideramos imprescindible, es disponer de calefacción en invierno y aire acondicionado en verano, sobre todo en aquellas zonas con climas más extremos. Aún así, si no nos podemos permitir instalar aire acondicionado, una opción más económica sería comprar ventiladores. 

En cuanto a la limpieza y la atención al cliente de la academia, recomendamos que de inicio lo hagamos nosotros mismos. Por ejemplo, si nos viene un cliente mientras estamos haciendo clases, le podemos dar la hoja de información y pedirle su número de teléfono para llamarle cuando hayamos terminado las clases.

Con estos pequeños consejos podemos ahorrarnos mucho dinero al principio.

 3. ¿CÓMO PUBLICITO MI ACADEMIA?

Una vez sepamos las clases que podemos ofrecer, recomendamos crearnos una página web con algún editor gratuito o de pago, hoy en día podemos encontrar muchas opciones por internet.

También recomendamos abrir un perfil en redes sociales como Facebook e Instagram para ir publicando las clases que ofrecemos o bien curiosidades que puedan interesar a nuestros alumnos. Si hacemos publicaciones interesantes, será una manera de hacer publicidad gratuita, todo y que también podemos pagar a Facebook o Instagram, incluso a Google para que nos posicione al principio de su buscador.

Una vez que empecemos a dar clases, podemos conseguir más alumnos a través de nuestros alumnos. Por ejemplo, si cobramos 12 euros por hora a un alumno le podemos decir que si trae un compañero de su clase u otra persona que conozca, en vez de 12 euros le cobraremos 10 euros, y si nos trae a dos personas 8 euros. En todo caso, nosotros ganaremos más dinero por hora y el alumno pagará menos.

Otra opción muy recomendable, es publicitarnos a través de internet, mediante buscadores de academias, como nuestro portal educativo de clases particulares Buscatusclases.

Si quieres conocer diferentes ideas para conseguir alumnos para tu academia o centro, te aconsejamos leer este artículo: 12 ideas de éxito para captar alumnos para tu academia

4. ¿CÓMO LLEVO EL TEMA LEGAL?

Desde Buscatusclases, recomendamos disponer de un gestor de confianza desde un principio. Hay varios modelos que tenemos que presentar y diferentes opciones para facturar. Es verdad que supone un coste mensual, pero nos quedaremos más tranquilos, y si algún día tenemos un problema, podemos consultarlo rápidamente con nuestro gestor. 

Una recomendación, que os puede servir para tener menos gastos, es que depende de lo que facturemos nos interesará facturar las clases por el sistema de módulos, ya que pagarás menos impuestos trimestralmente. Hay algunas academias que facturan las clases por estimación directa y pagan más impuestos. 

Es cierto que podemos llevar nosotros mismos el tema legal, pero tendremos que estar pendientes de todas las leyes que van saliendo y si tenemos alguna duda no sabremos a quién llamar. 

5. ¿CÓMO ORGANIZO LAS CLASES?

Para organizar las clases de nuestra academia tenemos dos opciones:

      – Dar libertad a nuestros profesores para gestionar las horas con sus alumnos. Imaginemos que un alumno quiere hacer horas extra una semana porque tiene exámenes, le podemos decir que lo hable directamente con su profesor y coordinen ellos mismos las horas, el profesor apuntará en su horario ese alumno como hora extra y nosotros veremos en el horario del profesor que ese alumno ha hecho horas extra y le cobraremos según las horas que haga.

      – Centralizar todo nosotros. Nosotros mismos decidimos todo el horario del profesor y somos inflexibles.

Creemos que la mejor opción es dejar cierta libertad a nuestros profesores, pero siempre controlando todas las clases que se hacen. Podemos tener los horarios de todos los profesores en un Excel. Una opción que hacen muchas academias es utilizar las hojas de Excel en Google Drive, ya que de esta manera, podemos consultar y editar los horarios desde el móvil o desde cualquier dispositivo y siempre se actualizan automáticamente. 

También se puede hacer uso de mensajería instantánea como Whatsapp para hablar con los alumnos y padres de alumnos. Es una opción mucho más rápida y cómoda para avisar a los padres sobre tarifas, horarios y comentarios sobre sus hijos. Con la ventaja que queda todo por escrito, lo que da lugar a menos malentendidos.

De todas formas, cada academia funciona de una manera distinta. Puedes optar por no usar Whatsapp y gestionarlo todo por llamadas o email. 

Por último, aunque pueda parecer obvio, recomendamos usar un móvil para la academia y otro móvil como número personal. El de la academia lo podemos cerrar los fines de semana y las noches, y así no mezclaremos nuestra vida privada con la laboral, así nos resultará más fácil descontar del trabajo.

6. ¿CUÁNTO PAGO A LOS PROFESORES?

Podemos decidir pagar un sueldo fijo cada mes, o bien una parte fija más una parte variable. Si decidimos hacer la segunda opción, podríamos pagar más por hora a nuestros profesores si tienen más alumnos por clase.

Por ejemplo, les podemos pagar entre dos y tres euros más por hora por cada alumno extra que tengan. 

También, podríamos pagarle un precio por las clases individuales, y otro por las clases en grupo. Con ésta opción el profesor tendrá un aliciente en sus clases y se beneficiará si la academia va bien, ya que ganará más dinero. 

Es cierto, que no es lo mismo realizar una clase individual que una de grupo, ya que las clases de grupo exigen un trabajo extra y es importante recompensar al profesor por ello.

7. ¿CÓMO COBRO LAS CLASES?

Como academia nos vamos a encontrar con situaciones de este tipo: «¿El otro día no vine a clase, tengo que pagar por esa hora?» o «¿La semana que viene tengo vacaciones y no vendré, me descontaréis esas horas del recibo?»

Es muy importante ser claros desde el principio, así nos evitaremos problemas en un futuro. Como propietario de academia, podemos barajar varias opciones:

      – Cobrar solo las horas que realizan nuestros alumnos y cobrar a final de mes. Si cobramos a finales de mes y por horas, perderemos el dinero de las clases que no hayan hecho nuestros alumnos.

      – Cobrar por cuotas mensuales. Si cobramos a principios de mes nos abonarán la cuota íntegra, tanto si vienen como si no vienen.

Si decidimos hacer la segunda opción, cobramos a principios de mes según la cuota mensual que haya decidido el alumno, pero recuperamos las horas si nos avisan con antelación o es causa mayor o son vacaciones. Podemos guardar esas horas para cuando tienen exámenes o cuando el alumno las necesite. No obstante, si el alumno no nos avisa o no es causa mayor, esa hora se cobra y no se recupera. 

Aún así hay que tener cierto tacto, si un alumno nunca nos falla y un día no viene y se disculpa y quiere recuperar la clase, le podemos recordar que nuestra política es la de no recuperar esa hora, pero que al ser la primera vez, se la recuperamos,  aunque si vuelve a faltar sin avisar si le cobraremos esa hora y no la podrá recuperar. En todo caso, tenemos que intentar que nuestros alumnos estén contentos y nos recomienden, evitando eso sí, que nos cambien horas constantemente.

También podemos ser inflexibles y cobrar siempre cada mes y no recuperar ninguna hora. Aún así, no recomendamos esta opción, ya que seguramente tendremos alumnos descontentos y no nos recomendarán tanto. Como decíamos antes, creemos que lo más recomendable es encontrar cierto equilibrio en ese sentido.

8. ¿CÓMO CREO UN BUEN ENTORNO LABORAL?

Este punto os puede servir tanto si tienes una academia como otro tipo de negocio. Es muy importante que tus profesores estén contentos, para ello, les tendremos que pagar bien y permitirles cierta flexibilidad. 

Por ejemplo, si un profesor tiene un compromiso un día y nos pide faltar ese día, siempre y cuando nos avise con suficiente antelación, le podemos decir que hable con sus alumnos y gestione sus clases de ese día para otro día. 

Si por lo contrario, somos inflexibles y no permitimos ningún cambio, el profesor probablemente trabajará más a disgusto y eso podrá repercutir en su manera de hacer las clases. 

Como decíamos en el punto anterior, tenemos que encontrar un equilibrio, si el profesor nos dice de hacer un cambio y no nos va bien se lo podremos decir, o buscar otras opciones.

Es importante hacer comidas o cenas periódicamente, ya que de esta manera podremos conocer mejor a nuestro equipo y crear un mejor entorno laboral. 

Todo ello va a contribuir a mejorar el funcionamiento de la academia, ya que si nuestros profesores están contentos, probablemente nuestros alumnos también lo estarán.

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